Jede Position, nicht die Summe
Geprüft wird Zeile für Zeile gegen den Preis, der für Sie gilt. Die Abweichung der Rechnungssumme ist nur eine Randnotiz: Sie kann unauffällig aussehen, während sich einzelne Positionen gegenseitig ausgleichen.
Sie bezahlen jede Rechnung. Geprüft hat sie niemand.
Nicht aus Nachlässigkeit. Bei 47 Eingangsrechnungen im Monat mit je vielen Positionen ist Nachrechnen von Hand schlicht nicht leistbar. Also wird freigegeben. Wir lassen jede Position gegen Ihre vereinbarten Konditionen rechnen und zeigen Ihnen nur, was abweicht.
Warum das liegen bleibt.
Ein mittelständischer Betrieb bekommt im Schnitt 47 Eingangsrechnungen im Monat. Allein das Durchreichen vom Posteingang bis zur Buchung dauert neun Minuten je Papierrechnung, sechs bei einer elektronischen. Das sind rund sieben Stunden im Monat, in denen noch keine einzige Position nachgerechnet wurde.
Positionsweise prüfen würde ein Vielfaches davon kosten. Also wird die Summe überflogen und freigegeben. Falschberechnungen fallen dabei nicht auf.
Und wer es doch versucht, läuft in die Fehlalarm-Falle: Gegen den Listenpreis geprüft, weicht fast jede Position ab, weil der vereinbarte Preis darunter liegt. Brauchbar wird die Prüfung erst, wenn sie die tatsächlichen Konditionen kennt.
Zahlen: IW Consult, November 2025
Heute
- 1 Rechnung kommt per Mail
- 2 Ausdrucken oder ablegen
- 3 Summe überfliegen
- 4 Sachlich freigeben
- 5 Buchen und bezahlen
- 6 Positionen prüft niemand
Danach
- 1 Rechnung wird automatisch eingelesen
- 2 Jede Position gegen die Kondition gerechnet
- 3 Nur Abweichungen landen auf dem Tisch
Sie sehen nur noch die Fälle, die wirklich abweichen.
Was tatsächlich geprüft wird.
Gegen Ihre Konditionen
Bestellpreis vor Projektpreis vor Jahresvereinbarung vor Preisliste. Es gilt immer der Preis, der für diesen Fall vereinbart war. Jeder Sollpreis trägt seine Herkunft, damit die Beanstandung belegbar ist.
Mit Toleranz, die Sie setzen
Cent-Differenzen sollen niemanden beschäftigen. Ab welcher Abweichung eine Position auffällt, stellen Sie je Lieferant selbst ein.
Nichts geht ohne Ihre Freigabe an einen Lieferanten. Die Prüfung schlägt vor, entschieden wird bei Ihnen.
Ohnehin auf der Liste für 2027.
Elektronische Rechnungen empfangen können muss jeder Betrieb seit dem 01.01.2025. Beim Versand greift die Pflicht ab dem 01.01.2027 für Betriebe über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 01.01.2028 für alle übrigen.
Für die Prüfung ist das ein Glücksfall: Eine strukturierte Rechnung lässt sich exakt auslesen, ohne dass etwas erkannt oder geraten werden muss. Wer die Umstellung ohnehin vor sich hat, kann die Prüfung im selben Zug einrichten statt zweimal an derselben Stelle zu arbeiten.
Was Sie von uns bekommen.
Wir richten es ein und betreiben es. Sie bekommen das Ergebnis, nicht ein weiteres Programm, um das Sie sich kümmern müssen.
Fester Preis für die Aufnahme
Ein halber Tag im Betrieb, dann wissen wir, wie bei Ihnen eingekauft wird. Sie kennen den Preis dafür vorher, und er wird bei einer Beauftragung angerechnet.
Ergebnis binnen einer Woche
Schriftlich, mit Aufwand, Kosten und Reihenfolge. Das Dokument gehört Ihnen, auch wenn Sie danach nicht mit uns weiterarbeiten.
Lauffähig binnen vier Wochen
Angefangen wird mit dem Lieferanten, bei dem am meisten Volumen liegt. Weitere kommen dazu, wenn der erste sauber läuft.
Lohnt sich das bei Ihnen?
45 Minuten, kostenlos. Wir schauen uns Ihr Einkaufsvolumen und Ihre Konditionen an und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Aufwand rechnet. Lieber anrufen? 07522 7728906
Häufige Fragen
Für welche Betriebe lohnt sich das?
Für Betriebe, die regelmässig Waren bei denselben Lieferanten einkaufen und dafür vereinbarte Konditionen haben. Handel, Produktion, produzierendes Gewerbe und Handwerk. Je höher das Einkaufsvolumen und je mehr Positionen je Rechnung, desto schneller rechnet es sich. Für reine Dienstleistungsrechnungen ohne Artikelbezug ist das Verfahren nicht gedacht.
Woher kommen die Sollpreise?
Aus Ihren eigenen Unterlagen. Eine Preisliste als Excel- oder CSV-Datei genügt für den Anfang. Wo es Rabattgruppen, Jahresvereinbarungen oder Projektpreise gibt, werden die in der richtigen Reihenfolge berücksichtigt. Wo Bestelldaten vorliegen, wird zusätzlich gegen den bestellten Preis geprüft. Jeder Sollpreis trägt seine Herkunft, damit im Streitfall nachvollziehbar ist, worauf sich die Beanstandung stützt.
Was passiert bei einer Abweichung?
Sie sehen die betroffene Position mit Soll- und Ist-Preis und der Herkunft des Sollpreises. Ob Sie beanstanden, entscheiden Sie. Auf Wunsch wird daraus mit einem Klick eine Mail an den Lieferanten, mit Kopie ins eigene Haus als Nachweis. Nichts geht ohne Ihre Freigabe raus.
Wie viele Fehlalarme gibt es?
Das hängt daran, wie sauber die hinterlegten Konditionen sind. Wer naiv gegen Listenpreise prüft, erzeugt vor allem Fehlalarme, weil der vereinbarte Preis fast immer darunter liegt. Deshalb wird gegen die tatsächlichen Konditionen geprüft, mit einer Toleranz je Lieferant, die Sie selbst einstellen. Wiederkehrende, berechtigte Abweichungen lassen sich als solche kennzeichnen, damit sie nicht erneut auffallen.
Ersetzt das unsere Buchhaltung oder Warenwirtschaft?
Nein, und das ist Absicht. Die Prüfung läuft daneben und schreibt nichts in Ihre bestehenden Programme zurück. Sie bekommen geprüfte Rechnungen, einen Prüfbericht und auf Wunsch die Beanstandung. Was Sie damit machen, bleibt in Ihrem gewohnten Ablauf.
Was hat das mit der E-Rechnungspflicht zu tun?
Eingangsrechnungen müssen seit dem 01.01.2025 elektronisch empfangen werden können. Die Pflicht zum Versand greift ab dem 01.01.2027 für Betriebe über 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab dem 01.01.2028 für alle übrigen. Für die Prüfung ist das ein Vorteil: Eine strukturierte E-Rechnung lässt sich exakt auslesen, ohne Texterkennung. Wer jetzt umstellt, kann beides in einem Zug erledigen.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Nach dem Erstgespräch nehmen wir einen halben Tag lang auf, wie bei Ihnen eingekauft und geprüft wird. Die schriftliche Aufstellung mit Aufwand, Kosten und Reihenfolge erhalten Sie binnen einer Woche. Das erste lauffähige Zwischenergebnis binnen vier Wochen nach Beauftragung.
Wo liegen die Rechnungsdaten?
Auf einem eigenen Server in Deutschland, eigene Datenbank, eigene Zugänge. Keine Vermischung mit anderen Kunden. Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive. Die Texterkennung läuft in einem Rechenzentrum innerhalb der EU.